Contabilidad basica

Concepto de contabilidad 

Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
La contabilidad es la que ha permitido saber cómo una empresa obtiene sus ingresos, como gasta el dinero, qué activos tiene, etc.
Introduccion a la contabilidad 

Importancia de la contabilidad

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.
Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información. 

La contabilidad como ciencia

La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otro nuevos.

Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente la economía de la empresa.

Debido a esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la economía, y también en gran medida al derecho.

Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de libros.

A continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.

La Macro Contabilidad.

Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.

La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.
La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

La Micro Contabilidad.

Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.

La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.

La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.

Contabilidad Financiera: General o Externa.

Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables.

Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción.

Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.

Conceptos

Empresa

Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

Ente económico

En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

Persona natural

Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).

Persona jurídica

La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública.

Establecimiento de comercio

Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

Sociedades comerciales

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios. 

Cuales son las clases de sociedades click aqui

Comerciantes

“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.

Ciclo contable

Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.

Partes del ciclo contable.

Consta de las siguientes partes:

Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.

Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y

Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:

1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

Que es contabilidad

Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

Objetivos de la contabilidad

• Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

• Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

• Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
• Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.

• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

Contabilidad de causación

Más conocido como el Principio de causación que significa que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

Partida doble

El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

• Cuando una persona vende, hay otra que compra.
• Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
• No puede existir deudor sin acreedor.
• No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.

Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.

El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

Ventajas de la partida doble

Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí.

Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

Asientos contables

Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas.

Comprobantes de Contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

Contenido del comprobante.

• Fecha
• Origen
• Descripción
• Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.

Ecuación patrimonial

La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.

Descripción de la Ecuación patrimonial.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,

Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.

Concepto de cuenta

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.

Partes de una cuenta.

• Título o nombre.
• Fecha.
• Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
• Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
• Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
• Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.

Cuentas Reales o de Balance.

Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

• Estar bajo el control de la Empresa.

• Generar un derecho de reclamación.

Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.

Características de los pasivos.

• La obligación tiene que haberse causado.
• Existe una deuda con un beneficiario cierto.
• Representa para la empresa una obligación presente.
• Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
• Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.

Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.

La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.

• Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
• Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
• Es igual al activo total menos el pasivo total.
• El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
• Aportes efectuados por el propietario
• Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
• La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
• Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
• Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.

Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.

Cuenta de Orden.

Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.

Cuentas de Orden Contingentes.

Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

Cuentas de Orden Fiduciarias.

Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

Cuentas de Orden Fiscales.

Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.

Cuentas de Orden de Control.

Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno.

Ingreso

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.

Gasto

Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.

Costo de ventas

Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.

Cuentas por cobrar

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales más las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.

Balance general

El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.

Estado de resultado

El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.

Registro

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.

Esencia sobre la forma

La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

Inversiones

Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales, económicas y financieras del estado.

Periodo contable

El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.

Cuentas por pagar

Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.

Depreciación

Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.

Libros de contabilidad

Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.